Programa gratis para taller de reparación: qué opciones tienes de verdad

Si acabas de abrir, cada euro cuenta y pagar una cuota mensual por un programa es lo último que te apetece. Es una postura razonable: durante un tiempo, gratis es la respuesta correcta.

Lo que suele salir caro no es empezar gratis, sino seguir gratis demasiado tiempo. Vamos a ver qué opciones hay de verdad, hasta dónde aguanta cada una y cuál es la señal de que se te ha pasado el arroz.

1. Qué significa "gratis" en software (hay tres cosas distintas)

Cuando lees "gratis" puede ser una de tres, y no se parecen en nada:

Confundir las dos últimas es el error más común: montas el taller entero en una "prueba" y a los 14 días te toca pagar o perderlo todo.

2. Lo que puedes montar hoy sin pagar nada

Estas combinaciones funcionan de verdad si trabajas solo:

Google Sheets como registro de entradas. Una fila por reparación: fecha, cliente, teléfono, modelo, IMEI, avería, presupuesto y estado. La ventaja sobre el Excel del PC es que lo abres desde el móvil y no se pierde si se rompe el ordenador.

Google Forms para el alta. Un formulario en una tablet en el mostrador que vuelca a la hoja. Evita reescribir y te obliga a pedir siempre los mismos datos.

Trello o Notion para los estados. Una tarjeta por equipo y columnas: recibido, diagnosticando, esperando pieza, listo, entregado. Ves el taller de un vistazo, que es justo lo que el Excel no da.

WhatsApp Business para avisar. Con respuestas rápidas guardadas escribes "listo" y sale el mensaje completo.

3. Dónde se rompe lo gratuito

Estas herramientas no fallan por potencia, fallan porque son pasivas: guardan lo que escribes, pero no vigilan nada por ti.

• No avisan. Nadie te dice que un equipo lleva tres semanas sin recoger
• No descuentan stock. Montas una pantalla y el inventario sigue igual
• No enlazan. El presupuesto, la reparación y el cobro viven en sitios distintos
• No controlan quién toca qué. Cualquiera puede borrar una fila sin dejar rastro
• No cuadran la caja. El cierre sigue siendo a mano
• No guardan garantías. Cuando vuelve un equipo, a buscar en el histórico

Con cinco reparaciones al día lo compensas con memoria. Con veinte y dos personas, no hay memoria que llegue.

4. Las tres señales de que gratis ya te está costando dinero

No es una cuestión de tamaño, es de síntomas. Si reconoces dos de estos tres, lo gratuito ya te sale caro:

1. Has perdido algo. Un equipo traspapelado, una reparación entregada sin cobrar, una pieza pedida dos veces. Cada uno de estos fallos cuesta más que un año de cuota.

2. Eres el cuello de botella. Si te vas y nadie sabe en qué estado está nada, no tienes un sistema: lo tienes en la cabeza. Eso no escala y no se puede delegar.

3. Dedicas más de media hora al día a administrar. Copiar datos, buscar presupuestos, cuadrar caja. Son 10 horas al mes que no estás reparando.

5. Cómo pasar de gratis a de pago sin tirar nada

La buena noticia es que el trabajo hecho no se pierde, si lo haces en este orden:

1. Limpia la hoja antes de migrar. Quita duplicados y unifica los nombres de modelo. Importar suciedad la multiplica.
2. Exporta a CSV. Es el formato que aceptan casi todos.
3. Importa primero los clientes, que es tu activo real. Las reparaciones cerradas pueden quedarse en la hoja como archivo.
4. Convive una semana. Mete las reparaciones nuevas en el programa y deja la hoja en consulta hasta fiarte.
5. Prueba con el plazo gratuito. Aprovecha los días de prueba para hacer justo esta migración: si algo no encaja, lo sabrás antes de pagar.

Antes de elegir, comprueba dos cosas: que puedas importar por CSV y que puedas exportar cuando quieras. Con esas dos garantías, cambiar de opinión más adelante no te cuesta nada.