Faturação para a tua oficina de reparação: faturas, IVA e talão sem complicações

Reparar telemóveis fazes bem. Faturar, por outro lado, costuma ser a parte que ninguém te ensinou. Dou um talão ou uma fatura? Que IVA ponho numa troca de ecrã? E se o cliente for uma empresa que precisa de deduzir a despesa? Tirar as dúvidas não é difícil quando conheces as regras básicas, e boa parte do trabalho pode ser automatizada.

Este guia vai direto ao que importa ao balcão. Um aviso primeiro: as regras de faturação e IVA variam de país para país. Aqui usamos a Espanha como exemplo, mas os princípios gerais são semelhantes em quase todo o lado; confirma sempre o detalhe com a norma local ou com o teu contabilista.

1. Talão ou fatura: quando dar cada um

A diferença prática é simples. O talão (ou fatura simplificada) é o comprovativo que entregas por defeito a um particular numa venda pequena. A fatura completa é um documento com todos os dados fiscais do cliente, necessário quando este precisa de justificar a despesa ou deduzir o IVA.

Como regra geral, deves emitir fatura completa quando:

• O cliente é uma empresa ou trabalhador independente e a pede para a sua contabilidade.
• Um particular a solicita expressamente, mesmo numa reparação pequena.
• O valor ultrapassa o limite que o teu país fixa para poder usar fatura simplificada.

2. O que deve conter uma fatura

Uma fatura completa não é um papel qualquer: para ter validade fiscal precisa de um conjunto de dados mínimos. Falta um e deixa de servir para deduzir. Estes são os habituais:

• Número de fatura e, quando aplicável, série
• Data de emissão (e data da operação se for diferente)
• Os teus dados: nome ou designação social, morada e número de contribuinte
• Os dados do cliente, incluindo o número de contribuinte se for empresa ou independente
• Descrição da reparação: mão de obra e peças
• Base tributável, taxa de IVA aplicada e valor do imposto
• Total a pagar

A descrição é onde muitas oficinas falham. « Reparação » por si só não chega. Detalha o serviço (« substituição de ecrã, modelo X » ou « troca de bateria ») e, se necessário, separa peças de mão de obra. Quanto mais claro, menos perguntas depois.

3. O IVA nas reparações

Para efeitos fiscais, uma reparação de telemóvel é uma prestação de serviços. Na maioria dos países isso significa aplicar a taxa geral de IVA em vigor sobre o total da reparação, incluindo mão de obra e peças quando faturadas em conjunto como um único serviço.

Alguns pontos a ter claros:

• Peças e mão de obra juntas: se entregas uma reparação completa, o normal é uma única taxa de IVA para o conjunto, e não uma para a peça e outra para o trabalho.
• Venda de acessórios: se também vendes capas, carregadores ou telemóveis, isso é uma venda de bens e segue as suas próprias regras de IVA, que podem coincidir ou não com as do serviço.
• Preço com ou sem IVA: decide se os teus preços de balcão já incluem o imposto (habitual perante o particular) ou se o somas à parte, e sê coerente no talão.

4. Fatura simplificada ou completa

A fatura simplificada (o « talão com validade ») é mais rápida porque não exige todos os dados do cliente. É perfeita para o dia a dia do balcão com particulares. A fatura completa leva o número de contribuinte do cliente e permite-lhe deduzir.

Um fluxo cómodo para a oficina é este: emite sempre um comprovativo em cada recebimento (o talão) e, se o cliente pedir, converte-o em fatura completa acrescentando os seus dados fiscais. Assim não travas a fila e ninguém fica sem comprovativo.

Quando te vão pedir a completa

Empresas que reparam o telemóvel de trabalho, independentes e particulares que querem justificar uma reparação cara (por seguro, garantia de terceiro, etc.). Tê-la pronta em dois cliques evita que o cliente volte outro dia « buscar a fatura ».

5. Numeração e conservação

Dois requisitos que costumam passar despercebidos até chegar uma inspeção:

• Numeração sequencial: as faturas devem ser numeradas por ordem, sem falhas nem repetições dentro de cada série. Podes ter séries separadas (por exemplo, uma para a loja e outra para reparações), mas cada uma deve ser contínua.
• Conservação: quase todos os países obrigam a guardar as faturas emitidas e recebidas durante vários anos (muitas vezes entre 4 e 10). Conservá-las em formato digital, com cópia de segurança, é o mais cómodo e seguro.

Fazer isto à mão, com um livro ou um Excel, é onde surgem os erros clássicos: números repetidos, falhas na série ou faturas extraviadas. É precisamente o tipo de tarefa a delegar no software.

6. Como o TekPair automatiza

A vantagem de gerir a oficina com software é que a fatura sai quase sozinha da própria reparação. No TekPair o fluxo é direto:

• Da reparação à fatura: com os dados do equipamento, as peças e a mão de obra já registados, a fatura gera-se sem voltar a escrever nada.
• Numeração automática: cada fatura recebe o seu número sequencial, sem falhas nem duplicados.
• IVA calculado: o imposto aplica-se e discrimina-se sozinho sobre a base, segundo a taxa que configurares.
• Dados de empresa: se o cliente é empresa ou independente, a fatura recolhe o seu número de contribuinte para que possa deduzir.
• Tudo guardado na nuvem: as tuas faturas ficam conservadas e com cópia, prontas a consultar ou exportar quando precisares.