Reparaturauftrag fürs Handy: was hinein muss (mit Vorlage)

Fast jedes Werkstattproblem beginnt an der Theke: ein Handy, das „schon zerkratzt war“, ein Kostenvoranschlag, den der Kunde „nie akzeptiert hat“, eine Hülle, die „ich dagelassen habe und weg ist“. Ein unterschriebener Beleg bei der Abgabe verhindert all das.

1. Wofür der Reparaturauftrag da ist

Er ist Nachweis für den Kunden (das Gerät ist in deiner Werkstatt) und Schutz für dich (Zustand, Fehler und Absprachen stehen schriftlich fest). In vielen Ländern verlangen Verbraucherregeln einen Beleg bei Annahme und auf Wunsch einen Kostenvoranschlag. Prüfe die Regeln in deinem Land – aber auch wenn es nicht Pflicht ist: mach es immer.

2. Die 12 Angaben, die nicht fehlen dürfen

1. Werkstattdaten: Firmenname, Steuernummer, Adresse und Telefon.
2. Auftragsnummer und Annahmedatum. Die fortlaufende Nummer nennt der Kunde beim Abholen.
3. Kunde: Name und Telefon (und E-Mail, wenn du schriftlich benachrichtigen willst).
4. Gerät: Marke, Modell und Farbe.
5. IMEI oder Seriennummer. Das Einzige, was das Handy eindeutig identifiziert. Mehr dazu in IMEI und Rückverfolgbarkeit.
6. Abgegebenes Zubehör: Hülle, SIM, Speicherkarte, Ladegerät. Wenn nichts, notiere das.
7. Zustand bei Annahme: Dellen, Kratzer, Display, Rückseite, ob es angeht.
8. Fehler laut Kunde, in seinen Worten.
9. Entsperrcode oder Muster nur, wenn der Kunde ihn für Tests geben möchte.
10. Kostenvoranschlag oder maximal freigegebener Betrag, und was passiert, wenn es teurer wird (vorher anrufen). Siehe professionellen Kostenvoranschlag erstellen.
11. Voraussichtliche Dauer und Bedingungen: Garantie der Reparatur, Abholfrist und was bei Nichtabholung passiert (nicht abgeholte Reparaturen), sowie die Datenschutz-Klausel.
12. Unterschrift des Kunden (Papier oder Bildschirm) und eine Kopie für ihn.

3. Vorlage zum Kopieren

• AUFTRAG Nr. ____ · Annahmedatum: __.__.____
• Kunde: ______________ · Telefon: ______________
• Gerät: Marke ______ Modell ______ Farbe ______ · IMEI/Serie: _______________
• Abgegeben: ☐ Hülle ☐ SIM ☐ Karte ☐ Ladegerät ☐ nichts
• Zustand: ☐ geht an ☐ geht nicht an · Dellen/Kratzer: ______________
• Fehler laut Kunde: ____________________________
• Kostenvoranschlag: ______ € · Über ______ € wird vor der Reparatur angerufen ☐
• Voraussichtlich fertig: __.__.____ · Garantie der Reparatur: ____ Monate
• Bei Nichtabholung innerhalb von ____ Tagen nach Benachrichtigung gelten die Bedingungen der Werkstatt.
• Unterschrift Kunde: ____________ · Unterschrift Werkstatt: ____________

4. Typische Fehler, die in Reklamationen enden

• Zustand nicht notiert. Dann ist jeder Kratzer deine Schuld.
• Mündlicher Kostenvoranschlag. Ändert sich der Preis, erinnert sich der Kunde nur an die niedrige Zahl.
• Keine IMEI. Zwei gleiche iPhones im Regal – die Verwechslung ist programmiert.
• Keine Kopie. Der Kunde muss seine Kopie mitnehmen (Papier, E-Mail oder WhatsApp).

5. Papier, Tabelle oder Software

Ein Quittungsblock reicht für den Anfang, warnt dich aber vor nichts, geht verloren und ist nicht durchsuchbar. Eine Tabelle hilft beim Suchen, druckt aber keinen Beleg und benachrichtigt keinen Kunden. Werkstattsoftware erstellt den Auftrag in Sekunden, nummeriert selbst, speichert IMEI und Fotos, druckt oder schickt ihn per WhatsApp und zeigt, welche Reparaturen seit Tagen stehen.